Herhangi bir biçimde gelen malzemelerin girişinin yapılması, taşınır işlem fişinin kesilmesi, depo hareketi kayıtlarının yapılması için kullanılan ekrandır (Bkz. Şekil 11 ). Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi olarak kullanıcı kendi sorumluluğunda bulunan depolar üzerinde işlem yapabilir.
Gelen malzemeler için Malzeme Giriş İşlemleri bloğuna giriş yapılır. Fiş bilgileri, giriş belgesine (sevk irsaliyesi, fatura, diğer birimlerden gelen çıkış belgesi vb.) uygun biçimde yapılır. Öncelikle bütçe türü ve tedarik türü listeden seçilir. Fiş No ve Tarih alanına taşınır işlem fişinin numarası ve tarihi sistem tarafından otomatik olarak verilir. Kullanıcı numara ve tarihi değiştirebilir ancak önceden verilmiş olan numara ve tarihlerde kontrol vardır. Malzemenin muayene bilgileri varsa Muayene No/ Tarih alanına muayene no ve tarih bilgisi girilir. Dayanak Belge No/Tar alanına malzeme girişinin dayanak belgesinin (örneğin fatura) numara ve tarihi girilir. Firma değerler listesinden seçilir. Depo değerler listesinden depo seçilir. Kullanıcının taşınır kayıt kontrol yetkilisi olduğu depo yada depolar değerler listesinde gelir. Kullanıcı yetkilisi olmadığı depolara malzeme girişi yapamaz. Teslim eden alanına malzemeyi teslim eden kişi bilgisi elle girilir. Teslim Alan alanına programa hangi kullanıcı ile giriş yapılmışsa o kullanıcının ismi gelir ve bu alanda değişiklik yapılabilir. Açıklama alanına açıklama girilebilir.
Değer artırımı işlemi yapılacaksa Değer Artırımı kutusu işaretlenir, bu kutu işaretlendiği zaman Artış Yapılacak D.Taşınır alanı ekrana gelir(Bkz. Şekil 13). Artış Yapılacak D.Taşınır değerler listesinden dayanıklı taşınır listeden seçilir. Girilen malzemeler stoklara girmez seçilen dayanıklı taşınırın değer artışı olarak Dayanıklı Taşınır Defterinde görüntülenir.
Malzeme bilgileri bölümüne teslim alınan malzemeler girilir. Barkod/Ürün Kod varsa değerler listesinden seçilir. Bu kod tanımlaması Malzeme İsimleri Tanımları ekranı Ayrıntılar dan tanımlanır. Malzeme tanımı değerler listesinden Malzeme Arama ekranı açılır (Bkz. Şekil 12 ). Bu ekranda malzeme adıyla arama yapılacaksa Malzeme Adına Göre Arama alanına malzeme adı yazılır, taşınır koduna göre arama yapılacaksa Taşınır Koduna Göre Arama alanına taşınır kodu yazılır ve Bul düğmesine basılır. Girilen ölçütlere göre malzemenin taşınır kodu, malzeme alanı, ölçü birimi bilgileri listelenir. Seç düğmesine basılarak malzeme seçilir, Vazgeç düğmesine basılarak ekrandan çıkılır.
Giriş Belgesindeki Malzeme Adı alanına geçildiğinde malzeme adı otomatik gelir, bu alanda değişiklik yapılabilir ya da malzemenin ayrıntı bilgisi girilebilir. Depodan çıkış yapılacağında malzeme değerler listesinde Giriş belgesindeki malzeme adı alanına girilen bilgi malzeme adıyla birlikte görüntülenir. Miktar, birim fiyat elle girilir. Birimi değerler listesinden malzeme birimi seçilir. Tutar alanına hesaplanan değer gelir. Faturada indirim yapılmışsa İndirim Oranı alanına bilgi girilir, KDV oranı sabit olarak gelir istenirse değiştirilebilir. Toplam Tutar alanına hesaplanan değer otomatik olarak gelir. Birden fazla malzeme bilgisi girilecekse alt satıra geçilir ve bilgi girilir. Toplamları Göster düğmesine basılınca tutar toplamları ekranda görüntülenir.
Girilen malzeme 255-07-02 kodlu malzeme ise (kitap) Kitap Detayları butonuna basılarak açılan Detay Bilgi Girişi ekranında kitap detay bilgileri girilir (Bkz. Şekil 14). Kaydet düğmesine basarak kayıt işlemi yapılır.
Şekil 14 Detay Bilgi Girişi Ekranı
Malzemelerin girişinde İstek Belgesi/ Muayene Raporu/ İstek Formu Hazırlama ekranı aracılığıyla girilmiş ve muayenesi yapılmış (muayene tarihi girilmiş) malzeme kayıtlarından yararlanılabilir. Bu kayıtları aktarabilmek için Malzeme Girişleri ekranında Bütçe Türü , Tedarik Türü, Fiş No/Tar, Dayanak Belge No/Tar, Depo, Teslim Eden, Teslim Alan alanları girilir ve kaydedilir. Muayenesi Yapılanlardan Al düğmesine basılarak açılan ekranda Muayene Raporu Seç/Değiştir düğmesine basılır ve Muayene Raporu seçilir. Böylece İstek Belgesi/ Muayene Raporu seçilerek burada yer alan malzemeler doğrudan makbuza aktarılabilir ve fatura tarih/no , fiyat, indirim alanları girilerek işlem bitirilir. Aynı şekilde Diğer Birimlerden devredilmiş malzemelere ilişkin verilerde girilen makbuza aktarılabilir. Malzeme İşlemleri modülüyle “Diğer Birimlere Malzeme Çıkışı” seçeneği ile kullanıcının birimine devredilmiş olan malzemeler doğrudan fişe aktarılabilir ve fiyat, indirim, miktar gibi bilgiler girilerek işlem tamamlanır.
Taşınır İşlem Fişi dökümü almak için Makbuz Yazdır düğmesine basılır, Makbuz/Fiş yazımı ekranı açılır (Bkz. Şekil 15 ). Bu ekranda Rapor Parametreleri kısmında en son kaydedilen Makbuz Tarih ve No gelir ya da değerler listesinden de seçilebilir. Taşınır işlem fişi alınmak isteniyorsa Taşınır İşlem Fişi olarak yazdır kutusu işaretlenir, Taşınır geçici alındısı alınmak isteniyorsa Taşınır Geçici Alındısı olarak yazdır seçeneği işaretlenir, kütüphane için fiş alınacaksa Taşınır İşlem fişi olarak yazdır (Kütüphane) kutusu işaretlenir. Baskı Önizleme düğmesine basılarak döküm alınır (Bkz. Şekil 16 ve Şekil 17 ).
Şekil 15 Makbuz/Fiş Yazımı Ekranı
Şekil 17 Taşınır İşlem Fişi (Kütüphane)
Depo Kayıtlarını Oluştur düğmesine basılarak malzemeler seçilen depoya yerleştirilmiş olur. Dayanıklı Taşınırlar sekmesinde Yeni Sıra Numaraları bölümünde dayanıklı taşınırlar sıra numarası alarak listelenir. Dayanıklı Taşınır Detay Bilgileri alanında dayanıklı taşınırın detay bilgileri görüntülenir. Barkod bilgisi varsa girilebilir. (Bkz. Şekil 18).
Tüketim malzemeleri ise Tüketim Malzemeleri sekmesinde listelenir (Bkz. Şekil 19). Malzemelerin Üretim Tarihi, Son Kullanma Tarihi, Barkod, Parti No, Tahsis Edildiği Birim bilgileri bu ekrandan girilebilir. Kaydet düğmesine basılarak kaydedilir.
Şekil 18 Dayanıklı Taşınır Eşya Kayıtları
Şekil 19 Tüketim Malzemeleri Kayıtları
Bu belgeyi sil düğmesine basılarak taşınır işlem fişi silinebilir, depo kayıtları oluşmuşsa bu kayıtlar geri alınır.
|
Bu belgeyi sil düğmesiyle taşınır işlem fişleri silindiği zaman fişteki malzemelerin tüm stok hareketleri (giriş-çıkış) silinir.