2.1. Yazışma Tanım Bilgileri (Yazışma Şablonları)
İhtisas, Başasistanlık ve Şef-Şef Yardımcılığı sınavları ile ilgili konularda kurumun ilgili kişi yada kişilerle yapacağı yazışma şablonlarının tanımlandığı ekrandır (Bkz. Şekil 58). Ekran, Yazı Bilgileri bloğundan oluşmuştur.
Şekil 58 Yazışma Tanım Bilgileri (Yazışma Şablonları) Ekranı
Yazı Bilgileri bloğu, yazışma türlerinin, yazı içeriğinin ve yazışma taraflarının girildiği ve görüntülendiği alanlardan oluşmaktadır.
Yazı Türü liste kutusu, yazı türünün asistan, başasistan ve şef-şef yardımcılığı sınav türlerine göre belirlendiği yazıları içermektedir. İhtisas Sınav ve Şef Sınav yazı türleri, sınavlarla ilgili yazı şablonunu; İhtisas Sınav (Asistan) ve İhtisas Sınav (Jüri) yazı türleri, ihtisas yapan asistan ve jüri bilgilerinin yer aldığı yazı şablonunu; Başasistan (Uzman) ve Başasistan (Jüri) yazı türleri, uzman ve jüri bilgilerinin yer aldığı yazı şablonunu; Şef Sınav (Uzman) ve Şef Sınav (Jüri) yazı türleri, uzman ve jüri bilgilerinin yer aldığı yazı şablonunu belirlemektedir.
Adı alanı şablon adının belirtilmesi amacıyla kullanılmaktadır. Kurum, Birim ve Şube alanlarına yazışmayı yapan kurumun, birimin ve şubenin adları yazılmalıdır.
Alan Ekle düğmesi, yazı türüne göre değişen, Veri Alanları ekranına geçişi sağlamaktadır (Bkz. Şekil 59).
Veri alanları bilgileri, yazı metni içerisinde, yazı şablonunun genel bir şablon olarak, bütün kişiler için kullanılması amacıyla kullanılmaktadır.
AA, Aa ve aa düğmeleri, yazı şablonun belirli bir formatta yazılabilmesi için kullanılan düğmelerdir. Şablon metni yazılırken, AA, Aa ve aa düğmelerinden birine basılıp yazılan ve tekrar aynı düğmeye basılan metin sırasıyla bütün harfleri büyük, sadece baş harfi büyük ve bütün harfleri küçük olarak yazılmaktadır.
Sınav Tarihi alanına, şablonu hazırlanan sınavın tarihi girilmeli ya da önceden girilmiş olan sınavlara ait tarihlerin listelendiği İhtisas Sınavları değerler listesinden seçilmelidir (Bkz. Şekil 60).
Liste düğmesine basarak, Yazışma Listesi Oluştur ekranına geçilmektedir (Bkz. Şekil 61). Ekran, Liste Bilgileri, Liste İçeriği ve Liste Oluşturma Kriterleri bloklarından oluşmuştur.
Liste Bilgileri bloğu liste adının girilmesi amacıyla kullanılan bir bloktur.
Şekil 60 İhtisas Sınav Tarihleri Liste Ekranı
Şekil 61 Yazışma Listesi Oluşturma Ekranı
Liste İçeriği bloğu ise, her bir yazışma listesi içerisinde yer alan personelin listelendiği, personel hakkında bilgilerin bulunduğu bloktur. Soyadı değerler listesinden yardım alınarak seçilen sınava girmiş olan personel seçilebilmektedir.
Liste Oluşturma Kriterleri bloğu, sınav bilgilerinin girildiği ya da sorgulandığı bloktur. Bu blokta yer alan Listeyi Yarat düğmesi, bilgileri girilmiş olan listenin oluşturulması amacıyla kullanılmaktadır.
Güncelle düğmesi ise, varolan bir liste üzerinde değişiklik yapıldıktan sonra listenin yenilenmesi amacıyla kullanılmaktadır.
Yazışma listesi oluşturma işlemleri tamamlandıktan sonra Kapat düğmesine basılarak ana ekrana dönülmektedir.
Tanımlanmış olan yazışma şablonu kullanılarak, yazışma metninin dökümü Raporla düğmesi kullanılarak alınabilmektedir. Raporla düğmesine basarak, Rapor Seçenekleri ekranına geçilmektedir (Bkz. Şekil 62). Kurum logosunun kağıt üzerindeki yerinin belirlenmesinden sonra Baskı Önizleme / Yazdır düğmesine basıldığında, istenen yazı için döküm alınabilmektedir.
Yazışma Şablonları ekranındaki Evrak Olarak Kaydet düğmesi, gerçekleştirilen yazışmanın evraklanmasını sağlamak amacıyla kullanılmaktadır.
İlgi, Ek, Gerek, Bilgi ve Paraf düğmeleri, yazışma dökümlerinde kullanılan, ilgi, ek, gerek, bilgi ve paraf bilgilerinin girildiği alanlara geçişi sağlamaktadır.
Şekil 62 Rapor Seçenekleri Ekranı
